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As empresas sempre afirmam precisar de profissionais capazes de lidar com a pressão, tocar vários projetos simultaneamente, liderar equipes, atingir metas, bater a concorrência. Tais características são inerentes a algumas pessoas, mas podem ser desenvolvidas à medida que somos capazes de avaliar a importância de cada atividade e atribuir a elas o esforço, tempo e momento adequados para sua realização. Priorização é algo trivial de se falar, mas que ainda é um tanto complexo para ser colocado em prática.

O mundo contemporâneo nos expõe diariamente a uma quantidade enorme de interações, informações e estímulos que demandam nossa atenção, e é "natural" esperar que as pessoas sejam capazes de lidar com isso de forma coerente. No ambiente profissional, muitas vezes chamamos de multitarefa a capacidade que algumas pessoas possuem de falar ao telefone enquanto checam e-mails, ler e responder mensagens de texto enquanto participam de uma reunião, ou passar os olhos nas notícias na web durante uma conferência telefônica.

Mas a ideia de que bom profissional é aquele capaz de realizar muitas tarefas simultaneamente vem sendo discutida há um bom tempo, e há estudos de centros de pesquisas de grandes universidades que apontam problemas decorrentes dessa prática.

De acordo com neurocientistas, a cada interrupção sofrida durante a realização de uma determinada atividade, o cérebro humano leva cerca de 20 minutos para conseguir focar e concentrar-se novamente. Isso quer dizer que, apesar da sensação de que as coisas estão caminhando paralelamente, começar diferentes atividades ao mesmo tempo, sem dedicar a cada uma a atenção necessária, na verdade é prejudicial para o desempenho e o resultado finais. Além disso, a prática pode resultar em um tempo maior do que o que seria necessário caso as atividades fossem priorizadas e realizadas de acordo com seu grau de relevância.

Essa estratégia deve ser aplicada em grandes projetos, mas também é de grande utilidade no dia a dia de profissionais de qualquer área. Planejar a partir da identificação das atividades mais importantes para o dia é fundamental para o objetivo ser alcançado. Você começa a trabalhar em um relatório complexo e que precisa estar pronto no final do dia. Mas para a cada instante para atender o celular, checar um e-mail ou responder uma mensagem de texto. A ideia é resolver esses pequenos problemas rapidamente, antes que se acumulem. Entretanto, a concentração com o relatório foi interrompida e levará um tempo até que se consiga retomar de onde parou.

Uma boa agenda deve contemplar as atividades corriqueiras, mas que precisam ser executadas. E também reservar espaço para o imprevisto, para uma situação inesperada e que demanda intervenção imediata, mas que é exceção e não regra. Se passamos o dia todo apagando incêndios, precisamos verificar o que está errado e se priorização foi avaliada corretamente. Assim, não corremos o risco de ver o corriqueiro virar problema ou ser obrigado a trabalhar mais horas para completar a tarefa mais importante do dia.

O planejamento é fundamental para alcançar objetivos, bater metas. Mas avaliar se ao final de uma jornada de trabalho fomos bem sucedidos na realização do que foi planejado e qual foi a qualidade do resultado obtido pode ajudar a compreender se estamos no caminho correto e fazer os ajustes necessários. Se as interrupções e a falta de foco impossibilitaram a realização do que era mais relevante, imagine o impacto disso sobre as tarefas secundárias.

A questão não é desacelerar, mesmo porque as demandas atuais não nos permitem tal regalia. O imprescindível é determinar o que é mais importante, e isso resulta da combinação dos objetivos e metas a serem alcançados, e o impacto que ela terá sobre o fruto do seu trabalho.

Empresas de sucesso são aquelas que focam esforços para entregar produtos e serviços de excelência e relevantes às pessoas em prazos sempre estreitos e antes da concorrência. Tais são os resultados do trabalho de colaboradores capazes de aplicar essas regras em seu dia a dia.

Alexandre Hohagen é vice-presidente do Facebook para a América Latina

FONTE: VALOR ECONÔMICO